Quando è necessaria l’Apostille?

L’Apostille è un timbro che viene apposto dal governo di un Paese firmatario della Convenzione dell’Aja del 1961, che riconosce la qualità con cui opera il funzionario pubblico che ha sottoscritto il documento, la veridicità della firma e l’identità del timbro o del sigillo del quale il documento è rivestito. Perchè e quando è necessaria l’Apostille?

Quando un documento è stato munito del timbro apostille non è più necessaria la legalizzazione dello stesso da parte dell’autorità diplomatica del Paese di provenienza. 

In sostanza, dunque, si tratta di una certificazione che semplifica la burocrazia quando un documento è utilizzato con valore giuridico in un Paese straniero. 

I due termini sono sinonimi e quindi Postilla o Apostilla hanno lo stesso significato. Gli Stati che attuano la Convenzione dell’Aja hanno concordato che sui documenti risulti il termine in francese, ovvero Apostille, ed è così che lo troviamo sempre sui documenti pubblici. 

L’Apostille sostituisce la legalizzazione tradizionale e rende la procedura più snella, non essendo più necessario ottenere anche il timbro del Consolato.  

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In alcuni casi specifici, la pubblica amministrazione di uno Stato potrebbe chiederti un documento. Questo documento da tradurre deve essere munito di legalizzazione o apostille a seconda degli stati in cui deve essere fatto valere. Quindi non tutti gli stati richiedono questa sorta di autentica. 

Ad esempio, nei paesi UE tale formalità non è necessaria, sebbene potrebbe comunque esserti richiesta. Mentre per documenti ufficiali da tradurre provenienti o da presentare in paesi extra UE invece è sempre richiesta. 

• Certificato di nascita 
• Certificato di laurea 
• Atto notarile 
• Visura camerale 
• Certificato di matrimonio 
• Pagelle 
• Certificati penali 
• Casellario giudiziale 

In Italia, la legalizzazione o apostille è di competenza della Prefettura U.T.G., mentre per atti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari è di competenza della Procura della Repubblica.

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Precisiamo che per la maggior parte dei Paesi è richiesta una traduzione ufficiale del documento quando esso non è nella lingua ufficiale del Paese dove il documento stesso deve essere utilizzato. 

Premesso ciò, la Apostille si appone sia sul documento originale (in Prefettura o in Procura, come abbiamo visto) sia sulla traduzione giurata. 

Anche se il documento e la traduzione andranno a comporre un fascicolo unico pinzato insieme al verbale di asseverazione della traduzione, la doppia apostilla (originale e traduzione) è richiesta dall’autorità estera nella maggior parte dei casi. 

I tempi legati a questa tipologia di pratica (apostille) sono solitamente molto lunghi; possono arrivare anche fino a 40 giorni. 

Inoltre, per la validità di un documento (come un titolo di studio, un certificato di nascita, atti notarili, titoli di studio tradotti ecc) laddove non venga apposta l’apostille in via preventiva, al momento della traduzione, bisognerà rivolgersi alle autorità consolari del paese in cui ci si reca (cosi come per il timbro). 

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